برای پاسخ به سوال شیپینگ اوردر چیست، اول بهتر است این عبارت را به‌صورت کلمه به کلمه بررسی کنیم. شیپینگ اوردر از دو واژه شیپینگ (Shiping) و اوردر (Order) تشکیل شده که واژه شیپ به معنی کشتی و اوردر به معنی سفارش یا دستور است. گاهی از عنوان سفارش حمل‌ونقل (SO) نیز به‌جای شیپینگ اوردر استفاده می‌کنند. سفارش حمل‌ونقل (SO) سندی است که توسط شرکت حمل‌ونقل بین‌المللی برای حمل بار دریایی صادر می‌شود و رزرو محموله در یک کشتی را تایید می‌کند. از مهم‌ترین اطلاعات موجود در این سند سفارش که بین اکثر شرکت‌های حمل و نقل دریایی مشترک است، به اطلاعات محل کانتینر خالی برای تحویل بار و جزئیات رزرو (شماره کشتی و زمان‌بندی ارسال) می‌توان اشاره کرد. در کشورهایی که برای حمل بار از روش‌های حمل‌ونقل دریایی استفاده می‌کنند، مثل تجارت در تایلند، بازرگانان باید از شرکتی که وظیفه حمل بار را برعهده دارد، شیپینگ اوردر دریافت کنند.

کشورها و شرکت‌های حمل و نقل دریایی، هیچ الگوی جهانی یا استانداردی برای اطلاعات درج شده در سند سفارش ندارند. در واقع هر خط کشتیرانی و کشوری می‌تواند از الگوی خاص خود برای درج اطلاعات در شیپینگ اوردر استفاده می‌کند. در ادامه به اطلاعاتی که واحدهای بازرگانی مختلف در شیپینگ اوردر می‌آورند، اشاره خواهیم کرد. 

جزئیات ارسال کننده: جزئیات ارسال‌کننده شامل نام کامل و آدرس فرستنده (صاحب محموله) می‌شود. این جزئیات در بارنامه نیز درج خواهند شد.

اطلاعات شرکت حمل‌ونقل: درج نام کامل و آدرس باربری، در صورت وجود. اگر خطوط حمل‌ونقل به‌صورت مستقیم با فرستنده‌ها کار کنند، این قسمت خالی می‌ماند و شیپینگ اوردر برای فرستنده و نمایندگان فروش منصوب آن‌ها صادر می‌شود.  

نوع کالا و محموله: اطلاعات دیگری که معمولا در سند سفارش به آن اشاره می‌شود، درباره نوع کالا و محموله صادراتی است.

شماره B/L: شماره B/L، شماره منحصربه‌فرد بارنامه برای شرکت حمل‌کننده است. همچنین می‌توانید از این کد برای ردیابی کالا و وضعیت حمل و نقل استفاده کنید. شماره B/L در بارنامه‌ای که بعد از ارسال محموله با کشتی صادر می‌شود، درج خواهد شد.

محل دریافت: منظور از محل دریافت این است که محموله بعد از ارسال و رسیدن به مقصد، به کجا تحویل داده شود. به‌عنوان مثال محل تحویل می‌تواند کانتینر داخلی (ICD) یا محوطه کانتینر باشد. 

بندر بارگیری: منظور از بند بارگیری یا Port of Loading، بندری است که کانتینرها از آنجا در کشتی بارگیری شده‌اند. بندر بارگیری (POL) به عنوان بندر مبدا شناخته می‌شود.

بندر تخلیه: منظور از بندر تخلیه یا Port of Discharge، بندری که محموله در آن از کشتی تخلیه می‌شود. پورت تخلیه (POD) به عنوان بندر مقصد هم شناخته می‌شود.

محل تحویل: مکانی که برای تحویل کالا تعیین شده است. در واقع Place of Delivery محل تحویل نهایی محسوب می‌شود. این اطلاعات در صورتی در شیپینگ اوردر وجود خواهد شد که شرایط حمل‌ونقل باربری مشخص شده باشد. 

بندر حمل‌ونقل: اطلاعات بندری که کانتینرها از کشتی تغذیه‌کننده به کشتی مادر منتقل می‌شوند. درصوتی‌که مسیر حمل‌ونقل مستقیم باشد، به این اطلاعات نیاز نخواهید داشت. 

نوع تجهیزات: تعیین نوع کانتینری که برای حمل محموله استفاده می‌شود. کانتینرها می‌توانند همه منظوره، مکعبی، روباز، قفسه تخت یا کانتینر سردخانه‌ای باشد. درج این اطلاعات در شیپینگ اوردر بسیار مهم است، زیرا براساس آن شرکت حمل‌کننده، کانتینرهای صحیح را انتخاب و حمل خواهد کرد.

محل کانتینر خالی: منظور جایی است که کانتینر خالی برداشته می‌شود. لوکیشن موردنظر معمولا یک محوطه یا انبار است. شرکت حمل و نقل دریایی کانتینرهای خالی را از این مکان تحویل می‌گیرد.

مکان بازگشت کامل: اطلاعات بندر و پایانه‌ای که کانتینر بارگیری شده باید به آنجا برده شود.

این اطلاعات در همه کشورها یکسان نیستند و در بعضی موارد ممکن است شرکت‌های کشتیرانی با یکدیگر تفاوت‌هایی داشته باشند. شیپینگ اوردر و اطلاعات درج شده در آن برای ارسال بار با روش حمل و نقل دریایی دریافت می‌شود. برای حمل بار با روش حمل و نقل زمینی، داشتن بارنامه کفایت خواهد کرد. 

هر شرکت کشتیرانی برای حمل‌ونقل بین‌المللی و ارسال هر نوع بار به کشورهای دیگر، مثل صادرات کود، پسته یا قطعات خودرو، به شیپینگ اوردر و تاییدیه رزرو محموله در کشتی نیاز دارد. شیپینگ اوردر مراحل مختلفی را دارد که در ادامه به آن‌ها اشاره می‌کنیم. بعد از انجام این مراحل و دریافت برگه سفارش حمل‌ونقل (SO)، می‌توانید همه فعالیت‌های بازرگانی و تجاری خود را راحت و بدون دردسر انجام دهید. 

در مرحله اول مشتری برای دریافت شیپینگ اوردر با مسئول فروش شرکت حمل‌ونقل بین‌المللی تماس می‌گیرد تا از قیمت‌ها و شرایط همکاری مطلع شود. معمولا مشتریان از چند شرکت مختلف استعلام می‎‌گیرند تا بهترین شرایط و قیمت را انتخاب کنند. 

در مرحله دوم تجار برای پیدا کردن شرکت حمل‌ونقلی که بهترین قیمت و خدمات را عرضه کند و کمترین زمان را برای ترانزیت کالا داشته باشد، باید به‌طور مرتب با شرکت‌های مختلف در ارتباط بوده و بازار را به‌صورت هفتگی چک کنند. در نتیجه بهتر است که مسئولان فروش همیشه یک فایل آماده برای گزارش قیمت به مشتریان داشته باشند. استعلام قیمت از طریق ایمیل یک راهکار بسیار موثر است. چون می‌توان این اطلاعات را آرشیو و دسته‌بندی کرد و در نهایت دسترسی به آن‌ها راحت‌تر خواهد بود.

در مرحله سوم، مسئول فروش نرخ قرارداد و جزئیات مهم دیگر را در برگه‌ای تحت عنوان Freight Quotation به مشتری تحویل می‌دهد. در این کوتیشن جزئیات مهمی همچون اعتبار نرخ کرایه حمل، مشخصات کالا و نوع بسته‌بندی ذکر شده است. 

بعد از اینکه قیمت توسط مشتری تایید شد، درخواست رزرو کانتینر (Booking Request) به خط کشتیرانی مورد نظر ارسال می‌شود. سپس شرکت کشتیرانی یک شماره رزرو کانتینر (Booking No) برای درخواست کننده، ارسال می‌کند.

در این مرحله همه تعهدنامه‌ها به‌همراه شماره رزرو، برای مشتری و نماینده او در محل قرارگیری ارسال می‌شود.

سپس زمان حرکت و ETA پیگیری و توسط مسئول فروش، به مشتری اعلام می‌شود.

پس از تحویل اسناد به خط کشتیرانی توسط مشتری، باید برای دریافت شیپینگ اوردر پیگیری شود. شیپینگ اوردر باید قبل از حرکت برای کشتیرانی ارسال و تاییدیه آن دریافت شود. تا زمانی‌که دستور حمل برای شرکت کشتیرانی ارسال نشود، محموله در لیست انتظار کشتی‌ قرار نمی‌گیرد.

بعد از ارسال شیپینگ اوردر، برای اینکه بار از کشتی جا نماند، باید با دفتر کشتیرانی تماس گرفته شود تا محموله در لیست انتظار اولین کشتی قرار بگیرد. 

پیگیری تلفنی برای دریافت پیش‌نویس بازنامه و اطلاع از نام کشتی و ETA را فراموش نکنید. 

اگر مشتری از وضعیت بار اطلاع نداشته باشد، کارمندان بخش ترافیک، اطلاعات درباره وضعیت محموله را برای مشتری ارسال می‌کنند تا مشتری آن را بررسی و تایید کند. 

در این مرحله پیگیری‌های لازم برای دریافت بارنامه تاریخ‌دار (Shipped on Board Dated) و دریافت صورت‌حساب (Invoice) از کشتیرانی انجام می‌شود. سپس صورت‌حساب نهایی توسط بخش حسابداری شرکت صادر و بارنامه تاریخ‌دار و صورت‌حساب برای مشتری ارسال می‌شود. 

در آخرین مرحله، صورت حساب کشتیرانی تسویه می‌شود. همچنین Original B/L و نامه تلکس ریلیز (Telex Release) از شرکت حمل‌ونقل بین‌المللی دریافت خواهد شد.